Case — Lead to Order
Automatiseer geen verspilling.
Lead to Order doorloopt in elk bedrijf dezelfde zes stappen: vastleggen, kwalificeren, specificeren, prijs en offerte, onderhandelen en akkoord, order en overdracht. AI-agents kunnen het een veelvoud sneller maken, maar alleen in de goede volgorde.
Een case van Tom Mekenkamp van truck8.ai en Dagmar Ritterbex van The Lean Kitchen.
Volg één fictief bedrijf van uitdaging tot impact:
Lees een dag uit het levenDownload de case (pdf, Engels)
Scroll, of gebruik de pijltjestoetsen om door de stappen te gaan. Druk op F voor volledig scherm.
Doorlooptijd, één ziekenhuistender
24 werkdagen
26 uur werk door mensen
- Wachten
- Werk door mensen
- Agents, minuten per stap
- Een mens beslist
- Niemand beslist
Illustratieve cijfers voor een fictief bedrijf. Onder elke stap: werkdagen dat de case wacht, en uren werk door mensen.
Uitdaging
Een tender duurt 24 werkdagen. Drie daarvan zijn werk.
Van publicatie tot eerste order wacht een ziekenhuistender bij Aurelis op de wekelijkse portalcheck, op supply planning, op een vergaderslot, op finance en op drie akkoorden na elkaar. Met een inschrijftermijn van vijf weken is er geen speling, en fouten komen pas na de deadline boven.
De grootste verspillingen: wachten, overtypen tussen systemen en specialisten die administratie doen.
Aanpak, 1 van 3
De valkuil: het oude proces automatiseren
Zet op elke stap een agent en verander verder niets. De tender is dezelfde ochtend gevonden en de briefing staat binnen een uur klaar. Maar hij wacht nog steeds op het go/no-go-overleg, op het donderdagslot van finance en op drie akkoorden na elkaar.
24 dagen worden er 18. Dezelfde verspilling, alleen sneller.
Aanpak, 2 van 3
Eerst Lean: haal de verspilling eruit
Nog geen AI. De tenderdesk checkt de portalen dagelijks. Go/no-go gaat naar de ochtend-stand-up, met supply planning erbij. Margeregels worden één keer vastgesteld, zodat finance alleen uitzonderingen ziet. Eén akkoordpakket gaat tegelijk naar alle beslissers.
24 dagen worden er 9, met dezelfde mensen die hetzelfde leeswerk doen.
Aanpak, 3 van 3
Dan agents, met beslismomenten
Nu nemen agents het lezen, controleren en opstellen over, in een proces dat ze niet meer laat wachten. Mensen houden vier beslissingen: go/no-go, regulatory akkoord, definitieve prijs en indienen. Tenders spotten en standaardorders boeken lopen op regels.
9 dagen worden er 5.
Impact
Wat Aurelis wint
Eerst Lean, dan agents, vergeleken met het klassieke proces.
Impact: de vangrail
Kan het sneller? Ja, als niemand beslist.
Laat de agents alleen beslissen en de tender is in minder dan een dag klaar. Dan staan er ook vijf toezeggingen die niemand heeft ondertekend: een inschrijving op een perceel dat de fabriek niet kan leveren, een prijs onder de kostprijs voor vier jaar vast, een verpakking die niet geregistreerd is, een inschrijving die niemand heeft goedgekeurd, en een partij met te korte houdbaarheid die de deur uit gaat om een datum te halen.
Een paar dagen sneller is dat niet waard. Automatiseer wat terug kan. Teken wat niet terug kan.
Een dag uit het leven
Eén tender bij Aurelis Pharma
Een inkoopcombinatie van zeven ziekenhuizen publiceert een vierjarige tender voor injectables: zeven percelen, waarvan vijf met moleculen die Aurelis maakt. De inschrijftermijn is vijf weken.
De aankondiging verschijnt op TenderNed. Niemand ziet haar.
De tender-monitoragent koppelt de aankondiging aan vijf moleculen van Aurelis en opent de opportunity, met de tender van 150 pagina’s als bijlage.
De aankondiging staat op het portaal.
De tenderanalyse-agent maakt van 150 pagina’s een checklist van 212 eisen, markeert de boeteclausule voor tekorten en legt vier jaar volume naast de productieplanning. Percelen 1 tot en met 4 passen. Perceel 5 vraagt vanaf jaar twee een tweede ploeg.
Nog steeds niet gezien.
Go / no-go, getekend door het hoofd tenders. In de ochtend-stand-up leest ze de briefing van één pagina: go op percelen 1 tot en met 4, no-go op perceel 5. Zes minuten, en de onderbouwing is vastgelegd.
Nog steeds niet gezien.
De specificatie-agent koppelt percelen 1 tot en met 4 aan geregistreerde producten. Perceel 3 vraagt om een verpakking van 20 flacons; Aurelis is in Nederland geregistreerd voor 10. De agent stelt een vraag aan de ziekenhuizen op.
Nog steeds niet gezien.
Regulatory akkoord, door het hoofd regulatory affairs. Zij bevestigt het verschil in verpakking en stuurt de vraag, ruim voor de sluitingsdatum voor vragen.
De wekelijkse portalcheck. De tenderdesk vindt de aankondiging en stuurt haar door naar supply planning: ‘Kunnen we dit?’
De prijsagent stelt per perceel een prijs voor binnen het wettelijke maximum, met drie jaar openbare gunningsberichten voor deze moleculen en de marge bij elk prijspunt.
Supply planning heeft een volle inbox.
Definitieve prijs en indiening, getekend door de commercieel directeur en de algemeen directeur. De commercieel directeur verhoogt perceel 2 met 3%: Aurelis is daar de enige inschrijver met een stabiele levering. De reden wordt bij de prijs vastgelegd. De inschrijving gaat vier weken voor de deadline de deur uit.
Supply planning antwoordt: waarschijnlijk wel, maar ze hebben volumes per perceel nodig. Iemand begint aan de 150 pagina’s. Het go/no-go-overleg wordt gepland op donderdag, het eerste moment dat iedereen kan. Het besluit: go op alle vijf percelen. Niemand ziet dat perceel 5 een tweede ploeg vraagt.
Inschrijving ingediend. De tenderdesk werkt aan de volgende.
Regulatory controleert elk perceel met de hand en vindt woensdag het verschil in verpakking bij perceel 3. De sluitingsdatum voor vragen was maandag.
De prijzen komen uit de spreadsheet van vorig jaar. Finance kijkt donderdag naar de marge.
Compliance, legal en de algemeen directeur keuren per e-mail goed, de een na de ander. De inschrijving gaat twee dagen voor de deadline de deur uit, met perceel 5 erin en perceel 3 met de verkeerde verpakking.
Automatiseer wat terug kan. Teken wat niet terug kan.
Elke stap krijgt drie vragen: kan het besluit worden teruggedraaid, bindt het het bedrijf, en vraagt het om oordeel? Waar een mens beslist, heeft dat besluit een eigenaar met naam nodig, het bewijs erachter en een spoor dat je kunt controleren.
Zo bouwen we het
Project Atlas
De regel uit deze case is de regel waarop Atlas is gebouwd. Atlas is de agent-first software die we bij truck8.ai bouwen, en het behandelt elke toezegging zoals deze case zegt dat het moet.
Meer over Project AtlasAgents stellen op
Agents lezen, controleren en stellen op. Snel, en nooit op eigen gezag definitief.
Mensen tekenen
Iemand met naam tekent elke toezegging. Geen agent kan namens iemand tekenen.
Het bewijs blijft
Elk besluit bewaart waarop het is gebaseerd, in een spoor dat je maanden later nog kunt controleren.
Eerst Lean, dan agents
- 01
Zie de verspilling
Breng je huidige Lead to Order-waardestroom in kaart en zet doorlooptijd naast werktijd. In de meeste bedrijven vertelt dat verschil het hele verhaal.
- 02
Haal haar weg
Schrap akkoordlagen die niets toevoegen, spreek één bron van waarheid af voor de klantvraag en stop met overtypen tussen systemen.
- 03
Voeg agents toe, met beslismomenten
Laat agents het lezen, opstellen en controleren doen. Bepaal met de drie vragen per stap waar een mens tekent.
Over deze case
Aurelis Pharma en Werf Noorderhaven zijn fictieve bedrijven. Alle cijfers zijn illustratief: ze laten het patroon zien, geen voorspelling van jouw resultaten.